Kan Copilot mijn gevlagde mails omzetten in taken in To Do?

Honderd mails met een vlaggetje, en geen idee meer waarom. Op LinkedIn ging een uitgebreide prompt rond die Copilot je gevlagde e-mails laat doorlopen, per mail laat beoordelen of er nog iets moet gebeuren, en daar een taak in Microsoft To Do van laat maken. Hieronder lees je wat daarvan klopt, wat je er vandaag mee kunt en waar je moet oppassen.

In het kort

Copilot kan je gevlagde mails lezen en meewegen, maar alleen als je organisatie Copilot toegang tot je mailbox heeft gegeven (standaard bij een betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie).
Copilot in Outlook kan mails via een gewone opdracht flaggen en unflaggen (de Triage-functie). Dat kun je los gebruiken van het maken van taken.
Outlook en Microsoft To Do hebben ook zonder Copilot al een koppeling: zet de lijst "Flagged email" aan, en elke gevlagde mail verschijnt automatisch als taak.
Het lastige deel, per mail écht beoordelen of er nog actie nodig is en daar een taak mét context van maken, is precies waar Copilot fouten kan maken. Test het eerst op een klein aantal mails.
Voor honderd mails in één keer is Copilot Cowork een beter gereedschap dan een los promptje in Copilot Chat, omdat Cowork bedoeld is voor langere, meerstaps klussen die je achteraf controleert.

Wat betekent dit voor mij?

Als je postvak vol staat met vlaggetjes die je "ooit nog" moet uitzoeken, is dit aantrekkelijk: Copilot maakt het onderscheid tussen mails waar je alleen op wacht en mails waar echt nog iets van jou moet gebeuren. Dat scheelt tijd bij het opruimen. Omdat Copilot hier zelf keuzes maakt, controleer je de uitkomst wel voordat je de vlaggen definitief weggooit.

Hoe komt Copilot bij je gevlagde mails?

Copilot Chat gebruikt Microsoft Graph om bij je werkgegevens te komen, inclusief je mailbox, als je organisatie dat heeft aangezet en jij een betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie hebt. Zonder die licentie of toestemming ziet Copilot Chat je mail niet. Check dit bij je IT-afdeling als Copilot lijkt te gokken in plaats van je echte mails te lezen.

Vlaggen omzetten in taken kan Outlook al zelf

Los van Copilot bestaat er al een simpele koppeling tussen Outlook en Microsoft To Do. Zet in To Do de lijst "Flagged email" aan, en elke gevlagde mail verschijnt automatisch als taak, met de onderwerpregel als titel en een voorvertoning van de tekst. Handig, maar dom: To Do beoordeelt niet of een mail nog actueel is en voegt geen context toe. Dat is het stuk werk dat de LinkedIn-prompt aan Copilot probeert te delegeren.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Begin klein: laat Copilot eerst 10 tot 15 gevlagde mails beoordelen, niet meteen honderd. Zo zie je snel of het oordeel klopt voordat je het op je hele postvak loslaat.

Bekijk mijn gevlagde mails in Outlook, te beginnen met de 10 oudste. Kijk per mail of er nog een actie van mij openstaat; gebruik mijn verzonden mails en de rest van de mailwisseling om dat te checken. Staat er een actie open? Beschrijf dan de eerstvolgende concrete stap en geef aan of dit al als taak in Microsoft To Do staat. Maak geen taak van mails waar ik alleen op een reactie wacht, of die al zijn afgehandeld. Vraag mij eerst om toestemming voordat je iets aanmaakt of de vlag verwijdert.

Werkt de laatste stap, het zelf aanmaken van de taak of het weghalen van de vlag, niet automatisch in jouw Copilot? Vraag Copilot dan om alleen een lijstje met voorstellen te maken. Dat kopieer je zelf naar To Do, en de vlaggen haal je handmatig weg.

Wat Copilot hier niet goed kan

Bij lange mailwisselingen mist Copilot soms de nuance: het denkt dat een afgehandelde mail nog open staat, of andersom.
Of Copilot zelf een taak kan aanmaken en een vlag kan verwijderen, verschilt per licentie en tenant. Dat werkt niet overal hetzelfde.
Bij grote aantallen mails in één opdracht neemt de kans op fouten toe. Werk in kleinere stappen en controleer steekproefsgewijs.

Volgende stap

Wil je eerst weten wat Copilot in Outlook met losse mails kan, zoals samenvatten en concepten schrijven? Lees Copilot in Outlook. Moet je je hele mailbox in één keer laten uitpluizen? Dan is Copilot Cowork daarvoor gebouwd.