Is mijn data veilig als ik Copilot gebruik?

"Mag ik werkbestanden wel aan een AI geven?" Veel mensen stellen deze vraag. En terecht. Het is zelfs een heel goede vraag. Wie zomaar begint, loopt risico. Wie eerst nadenkt en afspraken maakt, kan veilig aan de slag. In dit artikel lees je waar je op moet letten.

Copilot werkt binnen je eigen omgeving

Eerst het belangrijkste: Copilot werkt binnen de Microsoft 365-omgeving van je eigen organisatie. Dat is de digitale werkplek van jullie bedrijf. Daar staan jullie mails, bestanden en agenda's al. Copilot werkt dus met de spullen die daar al staan. Het is geen losse website waar je zomaar bestanden naartoe stuurt.

Toch is dat geen reden om achterover te leunen. Veilig werken met AI vraagt om duidelijke afspraken. Die maak je zelf, binnen je organisatie.

Vraag het je ICT-beheerder

Elke organisatie regelt de toegang tot bestanden anders. Wie mag welke mappen zien? Welke bestanden kan Copilot gebruiken? Dat weet jouw ICT-beheerder. Stel die vraag dus vóórdat je begint. Eén kort gesprek geeft vaak al veel duidelijkheid en rust.

Maak afspraken met je team

Spreek samen af wat je wel en niet met AI deelt. Bijvoorbeeld:

• Welke informatie zet je nooit in een opdracht aan Copilot?
• Hoe ga je om met gegevens van klanten en collega's?
• Wie controleert een tekst voordat die naar buiten gaat?

Zet deze afspraken op papier vóórdat het hele team begint. Dat voorkomt gedoe achteraf. Iedereen weet dan waar hij aan toe is.

Controleer altijd wat Copilot maakt

Deze regel hoort er ook bij. Controleer altijd wat Copilot maakt voordat je het naar anderen stuurt. Klopt de inhoud? Staat er niets in dat niet naar buiten mag? Jij blijft verantwoordelijk voor wat je verstuurt. Copilot is een hulp, geen eindredacteur.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Jeroen, een verzonnen HR-adviseur bij een productiebedrijf. Hij wil Copilot gebruiken voor verslagen van gesprekken met medewerkers. Maar hij twijfelt: mag dat wel, met zulke persoonlijke informatie? Dat is precies de goede reactie.

Jeroen vraagt het eerst aan de ICT-beheerder. Daarna bespreekt hij het met zijn team. Samen maken ze regels: welke gegevens gebruiken ze wel, welke niet, en wie controleert het resultaat? De regels staan op één A4. Nu werkt het hele HR-team met Copilot, zonder onzekerheid.

Eerst afspraken, dan aan de slag

Veilig werken met Copilot is dus goed te doen. De volgorde is belangrijk: eerst vragen stellen en afspraken maken, dan beginnen. Zo houd je grip op je gegevens én profiteer je van de tijdwinst.

Hulp nodig bij die afspraken? In het in-company traject Copilot voor je hele team maken we ze samen met jullie.