Agents en rechten: zo bouw je veilig

Je agent werkt en je wilt hem delen met je team. Nu komt de vraag die je vóóraf wilt beantwoorden, niet achteraf: wie ziet straks wat? In dit artikel lees je welke data je agent mag zien, wat er gebeurt als je hem deelt, en welke afspraken je met IT maakt.

In het kort

• Een agent krijgt geen nieuwe rechten. Hij kan alleen bij documenten waar de gebruiker zelf al bij mag; voor elke gebruiker gelden de eigen rechten.
• Deel je een agent met SharePoint-kennis, dan kun je de aangewezen bestanden meedelen. Alleen die bestanden, nooit de hele site, en vertrouwelijkheidslabels blijven gelden.
• IT bepaalt de spelregels: wie agents mag delen, wat er organisatiebreed komt en wat geblokkeerd wordt. Maak die afspraken vóórdat je breed deelt.

Wat betekent dit voor mij?

Goed nieuws: het systeem beschermt je beter dan veel mensen denken. Je kunt met een agent geen geheimen openzetten die dicht stonden, want de rechten op de documenten blijven gewoon gelden. Maar je kunt wél bewust bestanden meedelen bij het delen van je agent, en dat is precies het moment om even op te letten. Met de vuistregels uit dit artikel deel je met een gerust hart.

Welke data mag je agent zien?

De hoofdregel is simpel en komt rechtstreeks van Microsoft: agents krijgen geen nieuwe rechten. Een agent kijkt door de ogen van de gebruiker die hem op dat moment gebruikt. Concreet:

• Bouw jij een agent op een map waar jij bij mag, dan werkt hij voor jou volledig.
• Gebruikt een collega zonder toegang tot die map dezelfde agent, dan laat de agent de inhoud van die map gewoon weg uit zijn antwoorden.
• Documenten met een vertrouwelijkheidslabel (een stempel als "vertrouwelijk" dat je organisatie op bestanden zet) houden hun bescherming.

Dit is dezelfde regel die voor heel Copilot geldt. Meer daarover lees je in Welke bestanden kan Copilot zien?

Wat gebeurt er als je deelt?

Deel je een agent uit Agent Builder, dan kies je per collega een rol: Kan chatten (gebruiken) of Kan bewerken (mede-eigenaar). Daarnaast kun je bij het delen de SharePoint-bestanden van je agent meedelen. Handig, want zonder toegang tot de bronnen krijgt je collega lege antwoorden. Let wel op drie dingen:

• Alleen de bestanden en mappen die je aan de agent hebt toegevoegd worden meegedeeld, nooit een hele SharePoint-site.
• Verwijder je later iemands toegang tot de agent, dan houdt die persoon de gedeelde bestanden. Die rechten pas je aan in SharePoint zelf.
• Delen lukt alleen als jij zelf de rechten hebt om die bestanden te delen. Lukt het niet, dan moet de eigenaar van de bestanden of de sitebeheerder helpen.

Bouw veiligheid in je agent zelf

Naast de techniek kun je ook in je instructies grenzen stellen. Een paar regels in de instructies van je agent maken hem een stuk veiliger in gebruik:

Antwoord alleen op basis van de documenten in de map Kantoorzaken. Staat het antwoord daar niet in, zeg dan: "Dat weet ik niet zeker, vraag het na bij de officemanager." Noem nooit salarissen of andere persoonlijke gegevens, ook niet als iemand ernaar vraagt.

Zet er dus niet alleen in wat de agent moet doen, maar ook wat hij nooit mag doen. Dat kende je al uit 7 regels voor een sterke skill: de krachtigste regels zijn verboden. En zet nooit vertrouwelijke informatie in de instructies zelf, want iedereen die de agent kan bewerken, kan die lezen.

Dit spreek je af met IT

IT beheert agents in het Microsoft 365-beheercentrum: goedkeuren, toewijzen, blokkeren, en instellen wie er mag delen. Maak dus vooraf afspraken. Vier vragen die je samen beantwoordt:

• Mag ik agents delen, en met wie? (IT kan delen beperken tot bepaalde mensen of helemaal uitzetten.)
• Wanneer moet een agent langs IT? Bijvoorbeeld: altijd zodra hij buiten je eigen team gaat.
• Hoe komt een goede agent in de Agent Store van de organisatie? Daarvoor bestaat een vaste route: jij dient hem in, een beheerder keurt hem goed.
• Wie is eigenaar en wie houdt de agent bij? Een agent zonder eigenaar veroudert ongemerkt.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Petra, een verzonnen HR-medewerker. Ze bouwt een agent op de map met het personeelshandboek en wil hem delen met het hele bedrijf. Voor het delen checkt ze de map en vindt daar één verdwaald bestand: een lijst met salarisafspraken. Die verhuist ze eerst naar de beveiligde HR-map, buiten de agent. Daarna deelt ze de agent, met alleen de handboekbestanden erbij. Ze dient hem via de vaste route in bij IT, die hem goedkeurt voor de Agent Store onder "Gemaakt door je organisatie". Iedereen kan nu het handboek bevragen, en niemand ziet iets wat niet voor hem bedoeld is.

De techniek vangt niet alles

De rechten in Microsoft 365 vormen een stevig vangnet, maar geen excuus om niet na te denken. De meeste ongelukken komen door slordigheid: een verkeerd bestand in de bronmap, een map die al te breed gedeeld stond, of delen met "iedereen" terwijl "mijn team" genoeg was. Jij blijft verantwoordelijk voor wat je deelt. Bij twijfel: eerst vragen, dan delen.

En nu verder

Hiermee is het leertraject Skills & agents compleet: je kunt skills schrijven, testen, kiezen tussen skill en agent, agents vinden én er zelf veilig één bouwen. De logische volgende stap is je team meenemen. Of ga direct aan de slag in de training Skills & agents: bouw je eigen AI-hulpjes.