Meten of Copilot echt wat oplevert in je team

"Bevalt het een beetje, dat Copilot?" is geen meting. Als de directie na een jaar vraagt wat die licenties hebben opgeleverd, wil je een beter antwoord dan een gevoel. Het goede nieuws: meten hoeft niet ingewikkeld. Drie simpele metingen, plus de rapportages die Microsoft er gratis bij levert, zijn genoeg.

In het kort

• Meet drie dingen: hoeveel tijd de gekozen taken kosten (vooraf en achteraf), wie Copilot wekelijks gebruikt, en welk rapportcijfer het team geeft.
• Microsoft levert zelf rapportages mee: het Copilot-gebruiksrapport in het Microsoft 365-beheercentrum en het Copilot Dashboard in Viva Insights. Je ICT-beheerder kan ze voor je opvragen.
• Gebruik is niet hetzelfde als opbrengst. Iemand kan veel prompts sturen zonder tijd te winnen. Combineer de cijfers van Microsoft daarom altijd met je eigen vragen aan het team.

Wat betekent dit voor mij?

Met deze metingen kun je twee dingen die je zonder niet kunt: bijsturen en verantwoorden. Je ziet welke taken echt tijd opleveren en wie hulp nodig heeft. En je kunt de directie een simpele rekensom laten zien: zoveel uur gewonnen, zoveel kosten de licenties. De opzet kost je één uur, het bijhouden een paar minuten per maand.

Meting 1: tijd per taak

Dit is de belangrijkste meting, en hij moet vóóraf beginnen. Laat iedereen schatten hoeveel tijd de gekozen taken nu kosten, bijvoorbeeld: vergaderverslag 60 minuten, eerste mailversies 45 minuten per week. Herhaal die vraag elke maand. Het verschil is je tijdwinst. Perfect precies is het nooit, maar een schatting vooraf en achteraf zegt veel meer dan achteraf roepen "het scheelt wel wat".

Meting 2: gebruik per week

Wie gebruikt Copilot echt, en wie is stilletjes gestopt? Dat hoef je niet rond te vragen; Microsoft meet het al. Twee rapportages zijn er standaard:

• Het Copilot-gebruiksrapport in het Microsoft 365-beheercentrum. Daarin ziet je ICT-beheerder hoeveel mensen een licentie hebben, hoeveel er echt actief zijn, hoeveel prompts er worden gestuurd en in welke programma's (Outlook, Word, Teams, enzovoort). Per persoon is de laatste activiteitsdatum te zien.
• Het Copilot Dashboard in Viva Insights, met cijfers over adoptie (hoeveel mensen het gebruiken) en het mogelijke effect op de organisatie.

Vraag je ICT-beheerder om elke maand een uitdraai voor jouw team. Let vooral op één getal: hoeveel mensen met een licentie zijn echt actief? Licenties van niet-gebruikers zijn weggegooid geld, of een signaal dat iemand hulp nodig heeft.

Meting 3: tevredenheid

Cijfers over gebruik zeggen niet of het werk er beter van wordt. Vraag het team daarom elke maand drie dingen. Dat kan in vijf minuten aan het einde van een overleg:

Voorbeeldafspraak: "Elke laatste vrijdag van de maand stellen we drie vragen: welke taken doe je nu met Copilot, hoeveel tijd scheelt dat per week, en welk rapportcijfer geef je het? De uitkomst bespreken we in het eerstvolgende teamoverleg."

Bewaar de antwoorden in een simpel lijstje. Na drie maanden zie je vanzelf de lijn: gaat het cijfer omhoog, blijft de tijdwinst staan, welke taken vallen af?

De rekensom voor de directie

Tel de geschatte tijdwinst van het team op en zet die naast de kosten van de licenties. Hoe die som precies werkt, met een rekenvoorbeeld, staat in Wat kost Copilot en wat levert het op? Ter vergelijking helpt ook dit: Microsoft rekent zelf voor dat zo'n 11 minuten bespaarde tijd per dag genoeg is om het gebruik vol te houden. Grote getallen zijn dus niet nodig om het verhaal rond te krijgen.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Petra, een verzonnen teamleider bij een verzekeraar, met acht Copilot-licenties. Bij de start liet ze iedereen de tijd schatten voor drie taken. Haar ICT-beheerder stuurt maandelijks het gebruiksrapport, en elke laatste vrijdag stelt ze de drie vragen. Na een kwartaal ziet ze: zes van de acht zijn wekelijks actief, de tijdwinst is gemiddeld zo'n anderhalf uur per persoon per week, het rapportcijfer is een 7. Twee collega's gebruiken het bijna niet; met hen drinkt ze koffie (zie stap 5, Mijn collega's willen niet aan Copilot). Bij de directie ligt één A4 met de som. De licenties blijven.

Wat de cijfers je niet vertellen

Twee waarschuwingen. Ten eerste: gebruik is geen doel. Wie op "aantal prompts" gaat sturen, krijgt meer prompts, niet meer resultaat. Ten tweede: de tijdwinst uit je vragenrondje is zelfrapportage, dus een schatting. Onafhankelijk onderzoek laat bovendien zien dat de gemiddelde winst in de praktijk bescheiden is; lees daarover Maakt Copilot nou écht verschil? Wees dus blij met een eerlijk, klein getal. Dat overtuigt langer dan een opgeklopt groot getal.

Zelf beginnen

Start vandaag met de nulmeting: laat het team de tijd per taak schatten en vraag je ICT-beheerder om het Copilot-gebruiksrapport. Wil je eerst weten of de basis op orde is? Doe de gratis Copilot-klaar-scan.