Copilot in Teams: nooit meer zelf notuleren

"Wie notuleert er vandaag?" Stilte. Niemand wil het, want wie notuleert, doet niet echt mee met het gesprek. Copilot in Teams lost dat op: het luistert mee en zet na afloop de hoofdpunten, afspraken en actiepunten voor je op een rij.

Wat kan Copilot in Teams?

De vergadering samenvatten. Wat is er besproken, wat is er besloten?
Actiepunten eruit halen. Wie doet wat, en voor wanneer?
Vragen beantwoorden. "Wat is er gezegd over het budget?" Ook als je te laat binnenkwam, je vraagt gewoon wat je gemist hebt.
Chats samenvatten. Een drukke groepschat na een vrije dag? Eén prompt en je bent bij.

Eerst dit regelen (belangrijk)

Copilot kan alleen samenvatten wat het kan "horen". Daarvoor moet de transcriptie of opname van de vergadering aanstaan. Transcriptie betekent: het gesprek wordt automatisch uitgeschreven. Twee afspraken horen daarbij:

Zet de transcriptie aan het begin van de vergadering aan. Kan dat niet bij jullie? Vraag het je ICT-beheerder.
Vertel de deelnemers dat het aanstaat. Dat is wel zo netjes, en het hoort bij zorgvuldig omgaan met gegevens. Meer daarover lees je in Is mijn data veilig met Copilot?

Drie prompts om mee te beginnen

"Vat deze vergadering samen in vijf punten. Zet de afspraken en actiepunten apart."
"Welke actiepunten zijn er voor mij, en voor wanneer?"
"Ik kwam een kwartier te laat. Wat heb ik gemist?"

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Samira, een verzonnen teamleider met acht overleggen per week. Vroeger typte ze tijdens elk overleg mee en werkte ze de notulen 's avonds uit. Nu staat de transcriptie aan, en vraagt ze na afloop om een samenvatting met actiepunten. Die controleert ze, past hier en daar iets aan, en deelt hem met het team. Scheelt haar drie uur per week, en ze doet eindelijk echt mee met het gesprek.

Eerlijk: controleer voordat je deelt

Copilot verstaat weleens iets verkeerd. Namen, bedragen en data verdienen extra aandacht. Lees de samenvatting dus na voordat je hem rondstuurt. Jij bent de eindredacteur, Copilot is de notulist.

Zelf proberen

Kies deze week één overleg. Zet de transcriptie aan, vertel het de deelnemers, en vraag na afloop om een samenvatting. Vergelijk die met wat jij zelf had opgeschreven. Grote kans dat Copilot niets belangrijks heeft gemist, en jij wél gewoon kon meepraten.

In de training Copilot Basis: slim starten met AI oefenen we dit samen, ook met Teams. In één dag ben je op weg.