Een Copilot-proef opzetten met vijf collega's

Meteen licenties kopen voor het hele team is duur, zeker als je nog niet weet of Copilot bij jullie werk past. Begin daarom met een kleine proef (pilot): vijf collega's, zes weken, drie vaste taken. In dit artikel lees je hoe je die proef opzet, en hoe je voorkomt dat hij eindeloos blijft doorsudderen.

In het kort

Een goede proef is klein en afgebakend: vijf collega's met verschillende rollen, zes weken, drie vaste taken die elke week terugkomen.
Meet vooraf hoeveel tijd die taken nu kosten. Anders kun je achteraf niet zeggen of Copilot iets heeft opgeleverd.
Spreek vooraf een beslisdatum af. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat veel organisaties jarenlang in de proeffase blijven hangen. Een einddatum voorkomt dat.

Wat betekent dit voor mij?

Met deze opzet weet je binnen twee maanden of Copilot iets oplevert voor jullie werk, zonder groot budget en zonder het hele team lastig te vallen. En je staat sterker bij de directie: je vraagt geen geld voor "iets met AI", maar voor een proef met een duidelijke meting en een beslisdatum.

Waarom een proef, en waarom zo klein?

Klein beginnen is niet voorzichtig doen om het voorzichtig doen. Het heeft twee voordelen:

Je leert snel wat werkt bij jullie, voordat je veel geld uitgeeft.
Je eerste vijf gebruikers worden straks de mensen die de rest op weg helpen.

Er is wel een valkuil. Adviesbureau Gartner ondervroeg organisaties die Copilot testen: in 2024 was 60 procent met een proef bezig, maar had slechts 1 procent Copilot volledig uitgerold. Een jaar later zat nog steeds 40 procent in de proeffase. Een proef zonder einddatum wordt dus makkelijk een eeuwige proef. Daarom hoort bij deze opzet een vaste beslisdatum.

Voorbeeldafspraak voor de start: "We testen Copilot zes weken met vijf collega's, op drie vaste taken. We meten vooraf en achteraf hoeveel tijd die taken kosten. Op vrijdag 13 november beslissen we: uitbreiden, verlengen of stoppen."

Wie kies je?

Niet de vijf grootste techniekfans. Die zijn straks toch wel enthousiast, en hun ervaring zegt weinig over de rest van het team. Kies liever:

Collega's met verschillende rollen, zodat je Copilot op verschillend werk test.
Minstens één gezonde twijfelaar. Als die na zes weken zegt "dit scheelt me echt tijd", overtuigt dat meer dan tien enthousiaste verhalen.
Mensen die er tijd voor krijgen. Wie al omkomt in het werk, komt niet aan oefenen toe.

Check ook vooraf met je ICT-beheerder of de licenties en de toegang tot bestanden goed staan. Hoe je dat doet, staat in stap 2 van dit leertraject: Zo bereid je je team voor op Copilot.

Welke taken kies je?

"Ga maar eens experimenteren" is geen proef. Kies drie taken die elke week terugkomen en nu veel tijd kosten. Bijvoorbeeld:

Vergaderingen samenvatten en actiepunten eruit halen.
Eerste versies van mails en brieven schrijven.
Lange documenten samenvatten voordat je ze bespreekt.

Microsoft heeft in de gratis Copilot Success Kit een hele bibliotheek met voorbeeldscenario's per functie. Handig als je niet weet waar je moet beginnen; de link staat onderaan bij de bronnen.

Hoe lang laat je de proef lopen?

Zes weken is een goed minimum. Microsoft onderzocht zelf (let op: dat is de verkoper) wanneer Copilot een gewoonte wordt. Hun conclusie: wie er zo'n 11 minuten per dag tijd mee bespaart, houdt het vol, en na ongeveer 11 weken is het een gewoonte. De eerste twee weken voelt alles nog onwennig. Wie na twee weken al beslist, meet vooral die onwennigheid, niet het effect.

Wat meet je?

Houd het simpel. Drie metingen zijn genoeg:

Tijd per taak. Laat de vijf deelnemers vooraf schatten hoeveel tijd de drie taken nu kosten. Herhaal die vraag na zes weken.
Gebruik per week. Vraag wekelijks kort: bij welke taken heb je Copilot gebruikt?
Een rapportcijfer. Plus één open vraag: waar hielp het, en waar juist niet?

Hoe je dit meten later voor het hele team aanpakt, ook met de rapportages van Microsoft zelf, lees je in stap 7 van dit leertraject.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Karin, een verzonnen officemanager bij een adviesbureau van veertig mensen. Ze kiest vijf collega's: een adviseur, een planner, iemand van de administratie, een teamleider en één uitgesproken twijfelaar. Taken: vergaderverslagen, eerste mailversies en rapporten samenvatten. Iedereen vult vooraf een lijstje in met de tijd die dat nu kost. Na zes weken blijkt: verslagen en mails gaan duidelijk sneller, het samenvatten van rapporten valt tegen. Op de beslisdatum stelt Karin voor om uit te breiden naar tien mensen, met alleen de twee taken die werkten. De directie zegt ja, want de cijfers liggen op tafel.

Wat een proef je niet vertelt

Vijf mensen die er tijd voor krijgen, zijn geen gemiddeld team. Onderzoek laat zien dat de winst in de praktijk vaak bescheiden is, kleiner dan de reclame belooft. Wat die onderzoeken precies zeggen, lees je in Maakt Copilot nou écht verschil? Zie je proef dus als een eerste antwoord, niet als bewijs voor het hele bedrijf. En reken je niet rijk met de resultaten van je meest enthousiaste deelnemer.

Zelf beginnen

Twijfel je of jullie organisatie er klaar voor is? Doe eerst de gratis Copilot-klaar-scan: acht ja/nee-vragen, direct een uitslag. En check bij de deelnemers vooraf welke Copilot-licentie ze hebben, zodat niemand op dag één vastloopt.