Spelregels voor AI op kantoor: zo maak je ze samen

Zonder afspraken doet iedereen maar wat met AI. De één deelt te veel, de ander durft niets. Toch heb je geen dik beleidsdocument nodig. Eén A4 met spelregels die het team zelf heeft bedacht, werkt beter dan dertig pagina's die niemand leest. In dit artikel krijg je zes voorbeeldregels en een simpele manier om ze samen af te spreken.

In het kort

Goede spelregels gaan over drie dingen: welke gegevens je deelt (data), wie het resultaat naleest (controle) en wanneer je zegt dat AI heeft meegeholpen (transparantie).
Maak de regels samen in één werkoverleg en zet ze op één A4. Regels die het team zelf bedenkt, worden nageleefd. Regels die van boven komen, worden omzeild.
Geef de regels één eigenaar en kijk er elk kwartaal vijf minuten naar. AI verandert snel, jullie afspraken mogen meebewegen.

Wat betekent dit voor mij?

Ben jij verantwoordelijk voor Copilot in het team? Met dit A4 haal je de onzekerheid weg. Collega's hoeven niet meer zelf te gokken wat wel en niet mag, en jij hoeft niet elke week dezelfde vragen te beantwoorden. Je kunt de zes regels hieronder vanmiddag nog kopiëren en aanpassen aan jullie situatie.

Eerst dit: wat Copilot al wel en niet doet

Twee feiten van Microsoft zelf helpen om de discussie zuiver te houden:

Copilot kan alleen bij bestanden en mails waar jij zelf al toegang toe hebt. Het krijgt geen extra rechten. Meer daarover in Welke bestanden kan Copilot zien?
Jullie prompts en documenten worden volgens Microsoft niet gebruikt om de onderliggende AI-modellen te trainen.

Je spelregels hoeven dus niet te gaan over "straks ligt alles op straat bij Microsoft". Ze gaan over iets anders: hoe jullie zelf zorgvuldig omgaan met gegevens en met de teksten die AI maakt.

Zes voorbeeldregels voor op je A4

Over data:

Persoonsgegevens (zoals namen, adressen of gezondheidsinformatie) zetten we alleen in een prompt als het echt nodig is voor de taak.
Werkbestanden gaan alleen in AI-tools waarmee we zijn ingelogd met ons werkaccount. Nooit in gratis losse tools. Waarom dat uitmaakt, lees je in Gratis AI of betaalde Copilot.

Over controle:

Alles wat naar buiten gaat, leest een mens helemaal na. Wie op verzenden klikt, is verantwoordelijk. Niet Copilot.
Cijfers, namen en feiten uit een AI-tekst checken we bij de bron voordat we ze doorgeven.

Over transparantie:

Bij belangrijke stukken, zoals adviezen en verslagen van gesprekken, zeggen we het als AI heeft meegeschreven.
We delen goede prompts en handige trucs met elkaar. AI-gebruik is niets om te verstoppen.

Voorbeeldafspraak, klaar om over te nemen: "Alles wat naar een klant, medewerker of andere buitenstaander gaat, leest een mens volledig na. Degene die het verstuurt, staat ervoor. 'Copilot zei het' is nooit een excuus."

Zo spreek je ze af, zonder beleidsdocument

De aanpak past in één werkoverleg van een half uur:

Leg de zes voorbeeldregels op tafel en vraag: welke kloppen voor ons werk, welke missen er, welke moeten strenger of juist soepeler?
Schrijf de uitkomst op één A4 en hang of zet het waar iedereen het ziet.
Wijs één eigenaar aan die de regels bijhoudt, bijvoorbeeld jullie Copilot-aanspreekpunt (daarover gaat stap 6 van dit leertraject).
Zet elk kwartaal vijf minuten in het overleg: kloppen de regels nog?

Waarom samen? Regels die mensen zelf hebben bedacht, voelen als hun eigen afspraak. Regels die van boven komen, voelen als controle en worden stilletjes omzeild.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Bas, een verzonnen teamleider bij een woningcorporatie. Zijn team twijfelde: mogen huurdersgegevens in een prompt? De één deed het gewoon, de ander gebruikte Copilot daarom helemaal niet. Bas plande een half uur in het teamoverleg. De uitkomst: huurdersgegevens mogen alleen in Copilot binnen de werkomgeving, nooit in andere tools, en brieven aan huurders leest altijd een collega mee. Het A4 hangt nu naast de koffiemachine. De discussie is klaar, en het gebruik is juist toegenomen, omdat niemand meer bang is iets fout te doen.

Wat regels niet oplossen

Spelregels voorkomen geen fouten van Copilot zelf. Het blijft AI: het verzint soms dingen die niet kloppen. Daar helpt maar één ding tegen, en dat is nalezen en controleren. Hoe je fouten snel herkent, lees je in Zo herken je fouten van Copilot. En regels op papier zijn geen gedrag: het echte werk is elkaar er vriendelijk aan houden.

Zelf aan de slag

Begin met de zes regels hierboven en maak er in één overleg jullie eigen versie van. Meer achtergrond over veilig werken met Copilot vind je in Is mijn data veilig met Copilot? Wil je weten of jullie organisatie er verder klaar voor is? Doe de gratis Copilot-klaar-scan.