Gratis AI of betaalde Copilot: wanneer blijft je data binnen?

Veel mensen gebruiken AI af en toe, maar durven er geen werkmail of documenten in te stoppen. Logisch: je weet niet waar die tekst heen gaat. Vaak denken ze dat "een betaalde Copilot" de oplossing is. Het eerlijke antwoord is net iets anders, en dat lees je hier.

In het kort

• Een gratis chatbot met een privé-account heeft geen afspraken met jouw organisatie. Wat jij intypt, mag het bedrijf erachter vaak gebruiken om de AI te trainen (te laten leren van jouw tekst).
• Copilot Chat met je wérkaccount is ook gratis, maar wel beschermd. Je ziet dan een schildje in beeld. Je prompts worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen en vallen onder de zakelijke afspraken van je organisatie.
• De betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie koop je niet voor betere bescherming, maar voor toegang: Copilot kan dan zelf bij je mail, documenten en agenda.

Wat betekent dit voor mij?

Grote kans dat je al veilig kunt werken zonder dat er iets gekocht hoeft te worden. Heb je een Microsoft-werkaccount, dan heb je waarschijnlijk al toegang tot Copilot Chat met zakelijke bescherming. Je hoeft dus niet langer stiekem met een privé-chatbot te werken, of AI helemaal te vermijden. Je moet alleen weten waar je op moet letten. Dat is één ding: het schildje.

Situatie 1: een gratis chatbot met je privé-account

Denk aan een gratis chatbot waar je met je eigen e-mailadres bent ingelogd, los van je werk. Die is prima voor algemene vragen: een recept, een lastige formulering, uitleg over een begrip.

Maar er is geen contract tussen dat AI-bedrijf en jouw organisatie. Bij veel gratis diensten staat in de voorwaarden dat jouw gesprekken gebruikt mogen worden om de AI te trainen. Jouw tekst kan dan onderdeel worden van het lesmateriaal van het model. Plak je daar een klantmail of een intern document in, dan zet je bedrijfsinformatie buiten de deur zonder dat iemand daar toestemming voor gaf.

Situatie 2: Copilot Chat met je werkaccount, ook gratis

Hier zit de verrassing. Log je in Copilot Chat in met je wérkaccount (het account waarmee je ook in Outlook en Teams zit), dan krijg je zonder extra kosten enterprise data protection. Dat is Engels voor zakelijke gegevensbescherming. Het betekent:

• Je prompts (jouw vragen) en de antwoorden worden niet gebruikt om de AI-modellen te trainen.
• Je gegevens vallen onder dezelfde zakelijke afspraken als je mail en je bestanden in de Microsoft-omgeving van je organisatie.
• Je herkent deze beschermde versie aan een schildje bovenin het scherm.

Voor dit alles heb je dus géén betaalde Copilot-licentie nodig. Alleen een werkaccount.

Situatie 3: de betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie

Waar betaal je dan wel voor? Vooral voor toegang. Met de betaalde licentie kan Copilot zelf bij je werk: je mail, je documenten, je agenda en je Teams-gesprekken. Je hoeft niets meer te knippen en te plakken. Je vraagt gewoon: "Vat mijn mails van vandaag samen" of "Maak een opzet op basis van het projectplan in SharePoint".

Onthoud dus dit: de databescherming is niet het verschil tussen gratis en betaald. De toegang tot je eigen werk is het verschil.

Hoe zie ik welke versie ik heb?

Twee dingen checken, meer is het niet:

• Je account. Kijk rechtsboven naar je profielfoto. Ben je ingelogd met je werkaccount (je zakelijke e-mailadres) of met een privé-account?
• Het schildje. Zie je bovenin het scherm een schildje staan, vaak met een tekst als "beveiligd"? Dan geldt de zakelijke gegevensbescherming voor dit gesprek.

Werkaccount plus schildje: je zit goed. Twijfel je welke licentie je organisatie heeft? Lees dan Welke Copilot-licentie heb ik?

Wat deel je waar wel en niet?

• Gratis chatbot, privé-account: alleen algemene vragen. Geen namen van klanten, geen werkmail, geen documenten, geen cijfers van je organisatie.
• Copilot Chat met werkaccount en schildje: hier kun je wel met werkinhoud werken, bijvoorbeeld een tekst laten verbeteren of een stuk laten samenvatten. Houd je wel aan de regels van je eigen organisatie, zeker bij zeer vertrouwelijke informatie.
• Betaalde licentie: Copilot kan zelf bij je mail en documenten, binnen de rechten die jij al hebt. Ook hier geldt: het IT-beleid van je organisatie bepaalt wat mag.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Karim, een verzonnen beleidsmedewerker. Hij gebruikte thuis wel eens een gratis chatbot, maar op werk deed hij niets met AI. Te spannend, vond hij. Tot een collega hem wees op het schildje in Copilot Chat. Karim logde in met zijn werkaccount, zag het schildje staan en plakte voor het eerst een conceptnotitie in de chat: "Maak dit korter en actiever geschreven." Zijn tekst bleef binnen de afspraken van zijn organisatie, en hij was een uur eerder klaar. Een betaalde licentie had hij daar niet voor nodig.

Check altijd je eigen organisatie

De afspraken verschillen per organisatie. Jouw IT-afdeling kan extra regels hebben ingesteld, of juist dingen hebben uitgezet. Sommige organisaties verbieden AI-gebruik voor bepaalde soorten informatie, ook mét schildje. Vraag dus na wat jouw organisatie heeft afgesproken voordat je gevoelige informatie deelt. En wees realistisch: een garantie van honderd procent bestaat bij geen enkel systeem, ook niet bij Microsoft. Het schildje maakt het risico klein, niet nul.

Tip van de meester

Verder lezen

Wil je precies weten wat Microsoft met je gegevens doet? Lees Is mijn data veilig met Copilot? Weet je niet zeker welke versie jouw organisatie heeft? Check Welke Copilot-licentie heb ik? En twijfel je tussen Copilot en een andere chatbot? Dan helpt Copilot of ChatGPT? je op weg.