Waarom vindt Copilot mijn document niet?

Je vraagt Copilot iets over je document, en het antwoord is: "Ik kan dat bestand niet vinden." Terwijl het gewoon op je computer staat. Heel herkenbaar, en bijna altijd simpel op te lossen. In dit artikel lees je de vier meest voorkomende oorzaken, en wat je eraan doet.

In het kort

Copilot kan alleen bij bestanden die in OneDrive of SharePoint staan. Bestanden op je bureaublad of C-schijf ziet het niet.
Net iets opgeslagen of geüpload? Geef de zoekindex (de bestandenlijst waarin Copilot zoekt) even de tijd: meestal een paar minuten, soms tot een half uur.
Wil je zeker weten dat Copilot het juiste bestand pakt? Typ in de chat een schuine streep "/" en dan de bestandsnaam, of upload het bestand direct in de chat.

Wat betekent dit voor mij?

Als Copilot je document niet vindt, ligt dat bijna nooit aan jouw vraag. Meestal staat het bestand op een plek waar Copilot niet bij kan, of is het er nog te kort. Met twee gewoontes voorkom je dit probleem voortaan: sla je werk op in OneDrive of SharePoint, en wijs het bestand in de chat direct aan met "/" of met een upload. Dan hoeft Copilot niet te gokken.

Oorzaak 1: je bestand staat niet in OneDrive of SharePoint

Copilot werkt met je gegevens in Microsoft 365: je mails, agenda en de bestanden in OneDrive en SharePoint. OneDrive is jouw persoonlijke opslag in de cloud (op internet dus, niet op je eigen computer). SharePoint is de gedeelde opslag van je team of organisatie.

Staat je document op je bureaublad, in je map Downloads of ergens anders op je C-schijf? Dan bestaat het voor Copilot simpelweg niet. Copilot kijkt niet in je computer zelf, alleen in de cloud van Microsoft 365.

De oplossing: sla het bestand op in OneDrive of in een SharePoint-map van je team. In Word, Excel en PowerPoint kies je bij het opslaan gewoon OneDrive als locatie. Vanaf dat moment kan Copilot erbij.

Oorzaak 2: het bestand is er nog maar net

Heb je het bestand net opgeslagen in OneDrive, en vindt Copilot het nog steeds niet? Dat is normaal. Copilot zoekt niet zelf al je mappen door, maar gebruikt een zoekindex. Een zoekindex is een soort inhoudsopgave van al je bestanden, die Microsoft op de achtergrond bijhoudt. Een nieuw bestand moet eerst in die inhoudsopgave komen.

Dat duurt meestal een paar minuten, maar soms tot een half uur. Even koffie halen en opnieuw proberen lost dit dus vaak vanzelf op. Haast? Upload het bestand dan direct in de chat (zie oorzaak 4).

Oorzaak 3: het is een e-mail die Copilot niet mag lezen

Ook bij e-mail kan Copilot soms niet bij de inhoud. De drie meest voorkomende gevallen:

Gedeelde mailbox. Copilot werkt alleen in je eigen, persoonlijke mailbox. In een gedeelde mailbox (zoals info@ of support@) en in een archiefmailbox doet Copilot het niet.
Versleutelde mail. Versleuteld betekent: extra beveiligd, zodat alleen de juiste ontvanger de mail kan openen. Bij bepaalde vormen van versleuteling kan Copilot de inhoud niet lezen, en dus ook niet samenvatten.
Een Gmail-account in Outlook. Copilot werkt alleen op mailboxen die bij Microsoft zelf staan (Exchange Online heet dat). Heb je een Gmail-account of ander privé-account aan Outlook toegevoegd? Dan krijg je daar geen Copilot bij, ook al zit het in hetzelfde programma.

Oorzaak 4: je hebt het bestand niet aan de chat gegeven

Soms wil je Copilot iets vragen over een pdf of een document dat je net van iemand kreeg. Dan hoef je niet te wachten tot Copilot het zelf vindt: je geeft het gewoon direct mee. Klik in de chat op de paperclip (of het plusje), kies je bestand en stel je vraag. Copilot leest dan precies dát bestand, en niets anders.

Dit is ook de snelste route als een bestand nog niet in de zoekindex staat, of als je twijfelt of Copilot wel het goede document pakt.

Tip van de meester

Laat Copilot niet gokken. Sla je bestand op in OneDrive en wacht een paar minuten. Typ daarna in de chat een schuine streep "/" gevolgd door de bestandsnaam. Er verschijnt een lijstje, en jij klikt het juiste bestand aan. Zo weet Copilot precies welk document je bedoelt, ook als je tien versies met bijna dezelfde naam hebt.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Karim, een verzonnen beleidsmedewerker. Hij vraagt Copilot om zijn notitie "Plan 2027" samen te vatten. Copilot zegt: niet gevonden. De notitie blijkt op zijn bureaublad te staan. Karim slaat het bestand op in OneDrive, haalt koffie, en typt daarna in de chat "/" en "Plan 2027". Het bestand verschijnt in het lijstje, hij klikt het aan, en binnen een minuut heeft hij zijn samenvatting. Sindsdien slaat hij alles direct in OneDrive op.

Dit blijft soms zoeken

Ook als je alles goed doet, gaat het niet altijd in één keer raak. Soms pakt Copilot een oude versie van je document, of een bestand met een vergelijkbare naam. Controleer daarom altijd even of het antwoord echt over jóúw bestand gaat. En bedenk: Copilot kan alleen bij bestanden waar jij zelf ook bij mag. Rechten die je niet hebt, krijgt Copilot ook niet.

Verder lezen

Wil je precies weten waar Copilot wel en niet bij kan? Lees dan Welke rechten heeft Copilot? Maak je je zorgen over wat er met je bestanden gebeurt? Dan is Is mijn data veilig met Copilot? een goede volgende stap.