Veilig delegeren: wat deel je wel en niet met Cowork

Een AI-collega die bij je mails en bestanden kan, roept een logische vraag op: is dat wel veilig? Het korte antwoord: de techniek zit goed in elkaar, maar jouw gezond verstand blijft nodig. In dit artikel lees je wat Microsoft heeft geregeld, wat je zelf beter niet deelt en welke afspraken je met je team maakt.

In het kort

Cowork krijgt geen extra rechten: het kan alleen bij de bestanden en mails waar jij zelf al bij kunt.
Er zitten remmen ingebouwd: goedkeuring vóór elke actie naar buiten, zichtbare vertrouwelijkheidslabels, een logboek van alles wat Cowork doet, en bestanden verwijderen kan het niet.
Gevoelige zaken zoals personeelsgegevens en vertrouwelijke stukken houd je zelf, en met je team maak je daar vaste afspraken over.

Wat betekent dit voor mij?

Je kunt Cowork met een gerust hart gewone werkklussen geven: de beveiliging van Microsoft 365 geldt er gewoon voor. Waar je zelf op let, is wát je in een opdracht stopt en wat er in het resultaat belandt. Spreek deze week met je team af welke klussen jullie wel en niet aan Cowork geven. Dan hoeft niemand dat op het spannende moment zelf te verzinnen.

Cowork kan alleen bij wat jij kunt

De belangrijkste regel: Cowork erft jouw rechten. Het kan alleen bestanden en mails openen waar jij zelf toegang toe hebt. Kun jij niet bij de map van de directie, dan kan Cowork dat ook niet. Het krijgt er geen rechten bij, en het deelt jouw toegang niet met collega's. Hoe dat precies werkt, lees je in Welke bestanden kan Copilot zien?

De ingebouwde remmen

Microsoft heeft een aantal veiligheidsmaatregelen standaard aangezet:

Goedkeuring vooraf. Een mail versturen, iets in Teams plaatsen, een afspraak inplannen: Cowork vraagt eerst jouw akkoord en laat zien wat het precies gaat doen.
Zichtbare labels. Gebruikt Cowork een bestand met een vertrouwelijkheidslabel (een stempel zoals "vertrouwelijk"), dan zie je dat label in het gesprek.
Een logboek. Alles wat Cowork doet wordt vastgelegd in het auditlogboek van je organisatie. Je ICT-afdeling kan dus altijd terugzien wat er is gebeurd.
Geen verwijderknop. Cowork kan geen bestanden of mappen verwijderen in OneDrive of SharePoint.
Afgeschermde verwerking. Tijdens een klus verwerkt Cowork je bestanden in een tijdelijke, afgesloten omgeving binnen de beveiligde grenzen van Microsoft 365. Na de klus wordt die omgeving opgeruimd.

Wat deel je beter niet?

Dat de techniek veilig is, betekent niet dat elke klus verstandig is. Houd deze categorieën bij jezelf:

Persoonsgegevens van collega's. Ziekmeldingen, beoordelingen, salarissen. Voor dit soort gegevens gelden privacyregels, en een AI-overzichtje is zo per ongeluk gedeeld.
Klachten en conflicten. Daar horen mensen aan het stuur, niet een AI-collega.
Alles onder geheimhouding. Overnames, rechtszaken, aanbestedingen: eerst overleggen met je leidinggevende.
Informatie waar je per ongeluk bij kunt. Zie je een map die eigenlijk niet voor jou bedoeld is? Gebruik hem niet in een opdracht, maar meld het bij ICT.

Je kunt een opdracht ook zelf veiliger maken door hem goed af te bakenen. Bijvoorbeeld zo:

Maak een overzicht van de openstaande acties uit de projectmails van deze maand. Gebruik alleen de map Project Zonnedak. Laat namen en gegevens van klanten weg.

Zo bepaal jij waar Cowork kijkt en wat er in het resultaat mag staan.

Extra opletten bij automatische taken

Cowork kan taken ook automatisch uitvoeren, bijvoorbeeld elke ochtend een overzicht maken of reageren zodra een bepaalde mail binnenkomt. Zulke taken draaien met jouw rechten, ook als jij niet meekijkt. Standaard vraagt Cowork ook dan goedkeuring voordat er iets wordt verstuurd. Houd dat zo bij alles wat gevoelig is, en wees zuinig met de optie om acties vooraf al toe te staan. Automatisch is handig, maar bij twijfel wil je zelf op de knop drukken.

Maak afspraken met je team

Veilig werken met een AI-collega is vooral een kwestie van samen dezelfde regels volgen. Vier afspraken die elk team kan maken:

Spreek af welke soorten klussen wel en niet naar Cowork gaan.
Iedereen controleert het resultaat voordat het wordt gedeeld, altijd.
Gaat er iets mis? Meld het in het team, zodat iedereen ervan leert.
Twijfel je of iets mag? Vraag het eerst aan je leidinggevende of ICT.

Meer over veilig werken met AI in het algemeen lees je in Is mijn data veilig met Copilot?

Dit blijft jouw werk

De techniek beschermt veel, maar niet alles. Cowork weet niet wat er in jouw organisatie gevoelig ligt, welke klant net boos is of welk onderwerp je beter even laat rusten. Die inschatting blijft mensenwerk. Behandel Cowork daarom als een nieuwe collega: capabel, maar je vertelt hem niet op dag één al je geheimen.