Waar zit de Copilot-knop? (En wat als hij grijs is of ontbreekt)

Iedereen heeft het over Copilot, maar waar zit dat ding eigenlijk? In dit artikel zie je precies waar je de knop vindt in Word, Excel, Outlook en Teams. En je leert wat je kunt doen als de knop grijs is of helemaal niet in beeld staat.

In het kort

De Copilot-knop zit meestal rechtsboven in het lint (de balk met knoppen bovenaan je scherm). In Word, Excel en PowerPoint kan hij ook als klein zwevend icoontje rechtsonder in je document staan.
Zie je de knop nergens? Controleer dan drie dingen: heb je een Copilot-licentie (een betaald abonnement), is je Office up-to-date en ben je met het juiste werkaccount ingelogd.
Is de knop grijs in Excel? Sla je bestand op in OneDrive met AutoSave aan, zet de privacy-instelling "verbonden ervaringen" aan en zet je gegevens in een tabel met Ctrl+T.

Wat betekent dit voor mij?

Je kunt pas iets met Copilot als je hem kunt vinden. Veel mensen denken dat ze geen Copilot hebben, terwijl de knop gewoon op een andere plek staat dan verwacht. En een grijze knop betekent bijna nooit dat er iets kapot is. Meestal is het een kleine instelling die je zelf in een minuut aanpast. Na dit artikel weet je waar je moet kijken en wat je kunt proberen voordat je de IT-afdeling belt.

Waar zit de knop per programma?

De plek verschilt een beetje per programma. Dit is waar je moet kijken:

Word. Bovenaan in het lint, op het tabblad Start, meestal helemaal rechts. Zie je hem daar niet? Kijk dan rechtsonder in je document. Daar kan Copilot ook als klein zwevend icoontje staan dat met je cursor meebeweegt.
Excel. Ook bovenaan in het lint, op het tabblad Start. Net als in Word kan de knop ook rechtsonder in je werkblad zweven.
Outlook. Als je een mail leest of schrijft, zit de Copilot-knop bovenaan in de werkbalk van dat bericht. Gebruik je nog de oude versie van Outlook? Lees dan waar de knop zit in klassieke Outlook.
Teams. Hier zie je Copilot vooral tijdens vergaderingen. De knop zit bovenaan in het vergaderscherm. Daarnaast kan Copilot als aparte app in de linkerbalk van Teams staan.

Dat zwevende icoontje rechtsonder is trouwens nieuw. Microsoft verplaatst de knop steeds vaker naar die plek. Je kunt hem daar aanklikken en als je wilt weer terugzetten naast het lint.

Wat als de knop er helemaal niet is?

Geen paniek. Loop deze drie stappen langs:

Check je licentie. Copilot in Word, Excel, Outlook en Teams werkt alleen met een betaald Copilot-abonnement. Twijfel je of jij dat hebt? Lees welke Copilot-licentie heb ik? Heb je net een licentie gekregen? Ga dan naar Bestand, dan Account, en klik op "Licentie bijwerken". Start daarna al je Office-programma's opnieuw op.
Check je updates. Op een oude versie van Office zie je de knop niet. Ga naar Bestand, dan Account, en kies bij Bijwerkopties voor "Nu bijwerken".
Check je account. Ben je met je werkaccount ingelogd, en niet per ongeluk met een privé-account? De licentie hangt aan je account, niet aan je computer. Je naam staat rechtsboven in het programma.

Werkt het daarna nog steeds niet? Dan zit het probleem waarschijnlijk niet bij jou. Daarover hieronder meer.

Waarom is de knop grijs in Excel?

In Excel komt dit heel vaak voor: de knop staat er wel, maar hij is grijs en doet niets. Dat komt omdat Copilot in Excel alleen werkt als aan een paar voorwaarden is voldaan. Je bestand moet in de cloud staan (op OneDrive of SharePoint, dus niet op je eigen schijf) en AutoSave moet aan staan. AutoSave is het schuifje linksboven in je scherm dat je bestand automatisch opslaat. Staat je bestand op een netwerkschijf of op je bureaublad? Dan blijft de knop grijs.

Tip van de meester: grijze knop in Excel? Doe deze drie checks

Sla je bestand op in OneDrive en zet AutoSave aan. Klik op het schuifje AutoSave linksboven. Excel vraagt dan zelf of je het bestand in OneDrive wilt zetten.
Zet "verbonden ervaringen" aan. Dat zijn functies waarbij Office via internet met Microsoft mag praten, en dat heeft Copilot nodig. Ga naar Bestand, dan Account, dan Accountprivacy, en klik op "Instellingen beheren". Vink daar de verbonden ervaringen aan.
Zet je gegevens in een tabel. Klik in je gegevens en druk op Ctrl+T. Excel maakt er dan een echte tabel van. Copilot snapt een tabel veel beter dan losse cellen, en sommige functies werken alleen met een tabel.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Karim, een verzonnen medewerker op een financiële afdeling. Hij opent een oud kostenoverzicht vanaf de netwerkschijf. De Copilot-knop staat er wel, maar hij is grijs. Karim klikt op het AutoSave-schuifje linksboven en kiest zijn OneDrive. Daarna klikt hij in zijn gegevens en drukt op Ctrl+T. De knop wordt gekleurd en Copilot doet het. Totale tijd: één minuut, zonder telefoontje naar IT.

Soms kun jij er niets aan doen

De uitrol van Copilot verschilt per organisatie. Jouw IT-afdeling bepaalt wie een licentie krijgt, welke instellingen aan staan en hoe snel updates binnenkomen. Sommige bedrijven gebruiken bijvoorbeeld een langzaam updatekanaal, en daarin zit Copilot nog niet. Heb je alle stappen uit dit artikel geprobeerd en blijft de knop weg of grijs? Dan moet IT waarschijnlijk iets aanzetten, en kun jij daar zelf niets aan veranderen. Dat is geen falen van jou. Eén korte vraag aan je IT-afdeling is dan de snelste weg: "Heb ik een Copilot-licentie, en staan verbonden ervaringen voor mij aan?"

En nu verder

Knop gevonden? Mooi. Kijk dan eerst even welke Copilot-licentie je hebt, want dat bepaalt wat je ermee kunt. En lees daarna je eerste keer Copilot: zo begin je. Daarin doe je stap voor stap je eerste opdracht.