Laat Copilot je agenda en afspraken regelen

Heen en weer mailen over een geschikt moment, tien minuten zoeken naar wat er ook alweer besproken zou worden: agenda-werk kost meer tijd dan je denkt. Copilot kan een deel daarvan overnemen. In dit artikel lees je wat je Copilot over je agenda kunt vragen, en wat je beter zelf blijft doen.

In het kort

Je kunt Copilot in Outlook vragen stellen over je afspraken, bijvoorbeeld wanneer je volgende overleg met iemand is.
Copilot kan via de chat een afspraak voor je inplannen: hij kijkt in de agenda's van de deelnemers en stelt een tijd voor die iedereen past.
Met de knop "Voorbereiden op deze vergadering" verzamelt Copilot de mails, chats en documenten die bij een afspraak horen.

Wat betekent dit voor mij?

Het geschuif met agenda's wordt korter: één zin in de chat in plaats van drie mailtjes heen en weer. En je stapt beter voorbereid je vergaderingen in, omdat Copilot de losse mails en documenten rond een afspraak voor je op een rij zet. Voor deze agendafuncties heb je wel de betaalde Microsoft 365 Copilot-licentie nodig, en de nieuwe Outlook of Outlook op het web.

Vraag Copilot naar je afspraken

Open Copilot in Outlook (of Copilot Chat met je werkaccount) en stel je vraag in gewone taal. Copilot kijkt dan in je agenda. Een paar voorbeelden:

"Wanneer is mijn volgende overleg met Fatima?"
"Welke afspraken heb ik morgen, en welke daarvan hebben een agenda of bijlage?"
"Wanneer heb ik deze week twee uur vrij voor concentratiewerk?"

Weet je niet waar de Copilot-knop in Outlook zit? Kijk dan eerst even in Waar zit de Copilot-knop?

Laat Copilot een afspraak inplannen

Je kunt Copilot in Outlook via de chat vragen om een overleg in te plannen. Copilot kijkt in de agenda's van alle deelnemers en stelt een moment voor dat iedereen past. Jij controleert het voorstel en klikt op verzenden. Microsoft noemt daarbij wel een grens: dit werkt voor kleine overleggen, met maximaal twee andere deelnemers. Ook tijd voor jezelf blokken (bijvoorbeeld focustijd) kan op deze manier.

"Plan volgende week een Teams-overleg van 30 minuten met Barbara over het kwartaalrapport."

Krijg je een mail waar een overleg uit moet komen? In de nieuwe Outlook kan Copilot ook vanuit die mail een uitnodiging opstellen, met een titel en een voorzet voor de vergaderagenda.

Bereid je vergadering voor met één klik

Open een afspraak in je agenda (in de nieuwe Outlook voor Windows of Outlook op het web). Bovenin zie je dan "Voorbereiden op deze vergadering" (in het Engels: "Prepare for this meeting"). Copilot verzamelt en vat samen:

mails en Teams-chats die met de afspraak te maken hebben
documenten die zijn meegestuurd of gedeeld
openstaande actiepunten uit eerdere gesprekken

Deze knop verschijnt bij afspraken met minstens drie deelnemers, en alleen als er inhoud is om samen te vatten. Copilot laat je daarbij alleen zien waar je zelf al toegang toe hebt. Hoe dat zit, lees je in Welke bestanden kan Copilot zien?

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Mark, een verzonnen teamleider. Elke ochtend om half negen vraagt hij aan Copilot welke afspraken hij vandaag heeft en wat er voorbereiding vraagt. Voor het lastigste overleg klikt hij op "Voorbereiden op deze vergadering" en leest in vijf minuten wat er speelt. Het vervolgoverleg plant hij direct via de chat: "Plan een vervolgafspraak van een half uur met Els en Ruben, ergens volgende week." Wat vroeger een half uur puzzelen was, is nu een kwartier, inclusief koffie halen.

Dit blijft jouw werk

Copilot verzet of weigert geen afspraken namens jou; jij houdt de regie over je agenda en dat is maar goed ook. Controleer elk voorstel voordat je het verstuurt: klopt de tijd, staan de juiste mensen erin, en is een overleg wel echt nodig? En reken er niet op dat elke functie bij jou al zichtbaar is. Microsoft rolt agendafuncties stap voor stap uit, en in de klassieke Outlook kan Copilot minder dan in de nieuwe. Zie je een functie niet? Dan helpt Copilot zegt: "dat kan ik niet" je verder.

Zelf proberen

Begin morgenochtend met één vraag: "Welke afspraken heb ik vandaag?" Werkt dat, probeer dan de voorbereiding van je belangrijkste vergadering. Zo bouw je stap voor stap een nieuwe ochtendgewoonte op.