Spraakgestuurd notuleren: laat Copilot je verslag maken terwijl jij praat

Een verslag typen terwijl je ook mee wilt praten: dat lukt bijna niemand. Gelukkig kan Copilot een verslag maken van wat er gezegd wordt, terwijl jij gewoon praat. In dit artikel zie je de drie manieren waarop dat kan, en wat je per manier moet regelen.

In het kort

Er zijn drie manieren om Copilot een verslag te laten maken op basis van spraak: een Teams-vergadering met transcriptie aan (het gesprek wordt dan automatisch uitgeschreven), de nieuwe Record-functie op je telefoon voor gesprekken in het echt, en dicteren in Word of OneNote.
Voor alle drie geldt: je hebt een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig, en Copilot moet het gesprek kunnen "horen". In Teams betekent dat: transcriptie of opname aan.
Vertel de deelnemers altijd dat er wordt opgenomen of uitgeschreven, en lees het verslag na voordat je het deelt. Vooral namen, bedragen en data gaan weleens mis.

Wat betekent dit voor mij?

Notulen maken en uitwerken kost je al snel een paar uur per week. Die tijd win je grotendeels terug: Copilot maakt de eerste versie, jij controleert en deelt. En het werkt niet alleen in Teams. Ook een gesprek bij een klant of een ingeving onderweg kun je laten uitwerken. Kies deze week één overleg of één gesprek en probeer de manier die daarbij past.

Manier 1: een Teams-vergadering met transcriptie aan

Dit is de bekendste route, en voor online overleggen de beste. Zet aan het begin van de vergadering de transcriptie of opname aan. Transcriptie betekent: het gesprek wordt automatisch uitgeschreven als tekst. Copilot gebruikt die tekst om na afloop een samenvatting te maken, met de afspraken en actiepunten erbij.

Je kunt Copilot ook vragen stellen, tijdens en na de vergadering:

"Wat is er besloten, en door wie?"
"Welke actiepunten zijn er voor mij, en voor wanneer?"
"Ik kwam een kwartier te laat. Wat heb ik gemist?"

Let op: zonder transcriptie of opname kan Copilot na afloop niets meer terugvinden van de vergadering. Eerst aanzetten dus. Hoe dit precies werkt, lees je in Copilot in Teams: nooit meer zelf notuleren.

Manier 2: een gesprek in het echt, met Record op je telefoon

Niet elk overleg is een Teams-vergadering. Voor gesprekken in het echt, zoals een overleg aan tafel of een gesprek bij een klant, heeft Microsoft de Record-functie gemaakt. Die zit in de Microsoft 365 Copilot-app op je telefoon, achter het plusje (+) in het chatvak.

Zo werkt het: je start de opname en legt je telefoon neer. Eén opname mag maximaal 120 minuten duren. Stop je de opname, dan maakt Copilot er een transcript van (de hele opname uitgeschreven als tekst) plus een samenvatting. Het geluidsbestand komt in je zakelijke OneDrive te staan (je online opslag van het werk).

Twee kanttekeningen. Record is nieuw: de functie kwam eind juli 2026 uit als proefversie en de uitrol voor iedereen met een licentie loopt van eind augustus tot eind september 2026. Het kan dus zijn dat jij hem nog niet ziet. En of Record al goed Nederlands verstaat, heeft Microsoft nog niet bekendgemaakt. Nieuwe proeffuncties starten meestal eerst in het Engels. Meer daarover lees je in Copilot Frontier: nieuwe functies eerder proberen, zoals Record.

Manier 3: dicteren in Word of OneNote

De derde manier is de eenvoudigste, en die heb je misschien al in huis. In Word en OneNote zit de knop Dicteren, op het tabblad Start. Jij praat, de computer typt. Nederlands wordt ondersteund, al noemt Microsoft het nog een voorbeeldversie: de tekst kan wat minder nauwkeurig zijn. Je hebt er een Microsoft 365-abonnement, een microfoon en internet voor nodig.

Dit is handig voor je eigen aantekeningen: je spreekt na een gesprek in wat er is besproken, of je denkt hardop na over een plan. Daarna laat je Copilot er iets netjes van maken:

"Vat deze tekst samen in vijf punten."
"Maak van deze aantekeningen een kort verslag met een lijst met actiepunten."
"Haal de spreektaal eruit en maak er nette zinnen van."

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Fatima, een verzonnen projectleider. Op maandag heeft ze een online projectoverleg: transcriptie aan, en na afloop vraagt ze Copilot om een samenvatting met actiepunten. Op woensdag zit ze bij een leverancier aan tafel. Ze vraagt of ze het gesprek mag opnemen, start Record op haar telefoon en heeft na afloop een transcript en een samenvatting. Op vrijdag, onderweg naar huis, schiet haar nog iets te binnen. Thuis dicteert ze twee minuten in Word en laat Copilot er een net lijstje van maken. Drie verslagen, en ze heeft geen letter zelf getypt. Wel leest ze alle drie de verslagen na voordat ze iets deelt.

Het verslag is een eerste versie, geen eindversie

Copilot verstaat weleens iets verkeerd. Vooral namen, bedragen en data gaan mis: "Van der Berg" wordt "Van den Berg", en 15.000 euro wordt zomaar 50.000 euro. Lees het verslag dus altijd na voordat je het deelt, en controleer die drie dingen extra goed. Houd er ook rekening mee dat Record nog niet overal beschikbaar is, en dat niet bevestigd is of de functie al Nederlands verstaat. Jij blijft de eindredacteur, Copilot is de notulist.

Tip van de meester

Vertel de deelnemers altijd dat er wordt opgenomen of uitgeschreven, bij alle drie de manieren. In Teams zien deelnemers een melding als de transcriptie aangaat, maar zeg het toch even hardop. Bij Record op je telefoon waarschuwt niets of niemand de ander; daar is één zin vooraf dus echt nodig: "Vind je het goed als ik dit opneem voor het verslag?" Zo blijf je netjes, en het hoort bij zorgvuldig omgaan met gegevens.

Zelf verder

Begin met de manier die het dichtst bij je werk ligt. Vergader je veel online? Lees dan Copilot in Teams, en bekijk ook Facilitator, de AI-notulist die tijdens de vergadering al meeschrijft. Zit je vaak bij klanten aan tafel? Dan is de Record-functie iets voor jou. En wil je dit alles een dag lang oefenen met je eigen werk? Dat doen we in de training Copilot Basis: slim starten met AI.