Facilitator: de AI-notulist die live meeschrijft in je Teams-vergadering

Copilot kan je vergadering na afloop samenvatten. Maar er is ook een hulpje dat tíjdens de vergadering meeschrijft: de Facilitator-agent. Iedereen ziet de notities live groeien en kan ze aanvullen. In dit artikel lees je wat Facilitator doet, hoe je hem aanzet en wat je ervoor nodig hebt.

In het kort

Facilitator is een AI-agent (een digitaal hulpje met een eigen taak) die tijdens je Teams-vergadering live notities maakt. Iedereen in de vergadering ziet ze en kan ze aanvullen.
Hij doet meer dan notuleren: hij houdt de agenda en de tijd in de gaten, legt actiepunten vast en beantwoordt vragen in de vergaderchat als je hem @Facilitator noemt.
Je hebt een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig om hem te starten, en je organisatie moet hem hebben toegestaan. Nederlands wordt ondersteund, maar je moet wel de juiste taal kiezen.

Wat betekent dit voor mij?

Met de gewone Copilot-samenvatting wacht je tot na de vergadering. Met Facilitator staat het verslag al klaar op het moment dat je ophangt. Ziet iemand tijdens het overleg dat er iets niet klopt in de notities? Dan past hij het meteen aan, waar iedereen bij is. Dat scheelt je het rondmailen van conceptnotulen en de discussie achteraf over wat er nu precies is afgesproken.

Wat doet Facilitator precies?

Zie Facilitator als een extra deelnemer die het schrijfwerk doet:

Live notities. Tijdens de vergadering groeit er een gedeeld verslag in het tabblad Notities. Iedereen ziet hetzelfde en iedereen mag meeschrijven: voor, tijdens en na de vergadering.
Agenda en tijd bewaken. Facilitator haalt de agenda uit je uitnodiging en houdt bij waar jullie zijn. Halverwege en tegen het einde krijg je een seintje, zodat het overleg niet uitloopt.
Actiepunten vastleggen. Wie doet wat? Dat komt in het verslag te staan. Microsoft test ook een koppeling met Planner, het takenprogramma van Microsoft 365.
Vragen beantwoorden in de chat. Typ @Facilitator in de vergaderchat en stel je vraag, bijvoorbeeld: "@Facilitator, vat de discussie tot nu toe samen." Let op: die vraag en het antwoord ziet iedereen. In gewone chats buiten vergaderingen (één-op-één of groepschats) werkt Facilitator nog niet.

Hoe zet je hem aan?

Dat kan op twee momenten:

Bij het plannen. Maak in je agenda een Teams-vergadering, open de vergaderopties en zet bij "Copilot en andere AI" de schakelaar voor Facilitator aan.
Tijdens de vergadering. Klik op "Meer acties" (de drie puntjes) en kies "Facilitator inschakelen". Je krijgt dan de vraag welke taal er wordt gesproken. Kies je Nederlands, dan schrijft hij in het Nederlands mee.

Zie je de optie niet? Dan heeft jouw organisatie Facilitator waarschijnlijk (nog) niet aangezet. Vraag het na bij je ICT-beheerder.

Wat is het verschil met de gewone Copilot-samenvatting?

Copilot in Teams is jouw persoonlijke hulpje: wat jij vraagt en wat Copilot antwoordt, ziet alleen jij. De samenvatting vraag je meestal na afloop op. Facilitator is juist van de hele groep. Hij schrijft live mee, iedereen ziet dezelfde notities, en vragen aan hem staan open in de chat. Kort gezegd: Copilot is jouw assistent, Facilitator is de notulist van de vergadering. Ze kunnen prima naast elkaar bestaan in hetzelfde overleg.

Wat heb je nodig?

Een Microsoft 365 Copilot-licentie. Alleen collega's met die licentie kunnen Facilitator starten en hem vragen stellen. Collega's zonder licentie kunnen de notities en antwoorden wel gewoon meelezen.
Toestemming van je organisatie. Je beheerder moet de Facilitator-app toestaan en de Loop-functies in Teams aan hebben staan (Loop is de techniek achter de gedeelde notities).
Transcriptie voor vragen achteraf. Wil je Facilitator na de vergadering nog iets kunnen vragen, zet dan de transcriptie aan (het gesprek wordt dan automatisch uitgeschreven).
De juiste taal. Facilitator ondersteunt de talen van Copilot, en Nederlands staat op die lijst. Maar de taal die je kiest, moet wel kloppen met wat er wordt gesproken. Anders komen er geen notities. En hij kan maar één taal per vergadering aan: wisselen jullie tussen Nederlands en Engels, dan notuleert hij alleen de stukken in de gekozen taal.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Ruben, een verzonnen adviseur met een wekelijks projectoverleg van een uur. Hij zet Facilitator aan bij het plannen en plakt de agenda in de uitnodiging. Tijdens het overleg ziet het team de notities live meegroeien. Als Facilitator noteert dat de deadline "eind september" is, verbetert een collega dat direct naar "19 september". Halverwege meldt Facilitator dat er nog drie agendapunten open staan, dus het tempo gaat omhoog. Na afloop staat het verslag met actiepunten klaar. Ruben leest het na, en klaar. Niemand heeft zitten meetypen.

Dit moet je weten

Drie dingen om even bij stil te staan. Ten eerste: er schrijft een AI mee met alles wat er wordt gezegd. Vertel dat aan het begin van de vergadering, zeker als er gasten bij zijn. Ten tweede: Facilitator verstaat weleens iets verkeerd, net als elke notulist. Lees het verslag na voordat je er afspraken op baseert, en let extra op namen, bedragen en data. Ten derde: of jij Facilitator kunt gebruiken, hangt af van je organisatie. De licentie, de app-instellingen en de Loop-functies moeten allemaal in orde zijn, en Microsoft verandert de mogelijkheden regelmatig. Zie je iets uit dit artikel niet op je scherm? Vraag het je ICT-beheerder.

Tip van de meester

Zet je agenda in de uitnodiging, met tijden erbij. Facilitator kan alleen de agenda bewaken als er een agenda ís. Schrijf hem als lijstje in de vergaderuitnodiging, bijvoorbeeld: "1. Stand van zaken (10 min), 2. Planning (20 min), 3. Rondvraag (5 min)". Zo krijg je niet alleen betere notities, maar ook een overleg dat eindelijk op tijd klaar is.

Zelf verder

Nog niet zo bekend met Copilot in vergaderingen? Begin dan bij Copilot in Teams: nooit meer zelf notuleren. Wil je ook buiten Teams gesprekken laten uitwerken, bijvoorbeeld op je telefoon? Lees Spraakgestuurd notuleren. En Facilitator is niet de enige agent van Microsoft; welke er nog meer zijn, zie je in Soorten agents.