Copilot-ambassadeurs: één enthousiaste collega maakt het verschil

Na de startdag zakt het enthousiasme vaak in. Vragen blijven liggen, mensen vallen terug in oude gewoontes. Het beste medicijn is verrassend simpel: één collega die officieel het aanspreekpunt is. Microsoft noemt zo iemand een champion, wij zeggen ambassadeur. In dit artikel lees je wie je kiest, wat die persoon doet en hoeveel tijd het kost.

In het kort

Een ambassadeur is een gewone collega die het leuk vindt om voorop te lopen en anderen te helpen. Geen techneut nodig, wel iemand die benaderbaar is.
De rol is klein maar vast: vragen beantwoorden, elke week één tip delen, goede prompts verzamelen en signalen doorgeven aan jou en ICT. Spreek er tijd voor af, bijvoorbeeld een uur of twee per week.
Kies er het liefst twee, zodat de kennis niet verdwijnt als er iemand vertrekt. Microsoft heeft een gratis champions-programma met materiaal en een online cursus.

Wat betekent dit voor mij?

Als teamleider of officemanager kun je onmogelijk zelf elke Copilot-vraag beantwoorden. Met een ambassadeur landen die vragen bij iemand die er plezier in heeft, en houdt het team vaart zonder dat jij overal bovenop moet zitten. Het kost je alleen een goed gesprek, een duidelijke afspraak over tijd, en af en toe een compliment.

Waarom één collega zoveel uitmaakt

Mensen stellen hun vragen liever aan een collega naast zich dan aan een helpdesk of een handleiding. De drempel is lager: je vraagt even iets bij de koffie. Onderzoek naar AI op de werkvloer wijst in dezelfde richting: waar aanmoediging vanuit de organisatie, goede toegang en training samenkomen, gebruikt 93 procent van de medewerkers AI in het werk. Een ambassadeur is die aanmoediging, elke dag, dichtbij. Microsoft bouwde er zelfs een heel programma omheen: het Microsoft 365 Champions-programma, gratis, met materiaal, een community en een online cursus.

Wie kies je?

De beste ambassadeur is niet per se de handigste met computers. Let hierop:

Enthousiast, maar realistisch. Iemand die Copilot graag gebruikt én eerlijk zegt waar het tegenvalt.
Benaderbaar en geduldig. Collega's moeten een domme vraag durven stellen. Bij deze persoon bestaan geen domme vragen.
Iemand uit het team zelf. Die kent het echte werk en spreekt dezelfde taal. Dat werkt beter dan iemand van ICT op afstand.

Vraag het ook gewoon: wie vindt dit leuk? Vrijwilligers doen het beter dan aangewezen mensen.

Wat doet een ambassadeur?

Houd de rol klein en concreet:

Vragen van collega's beantwoorden, of samen uitzoeken als het antwoord onbekend is.
Elke week één korte tip of goede prompt delen, bijvoorbeeld in het teamoverleg of de teamchat. Ons Promptboek is daarvoor een handige voorraadkast.
Goede prompts van het team verzamelen op één plek.
Signalen doorgeven: waar loopt het team vast, wat moet naar ICT, wat naar jou?
De spelregels van het team levend houden (zie stap 4, Spelregels voor AI op kantoor).

Hoeveel tijd kost het?

Minder dan je denkt, maar niet nul. Spreek een vast aantal uren af, bijvoorbeeld één tot twee uur per week, en zorg dat de leidinggevende van de ambassadeur daarachter staat. Een rol zonder tijd is een lege titel: dan verwatert het binnen een maand. Zet de afspraak op papier, net als de andere teamafspraken.

Voorbeeldafspraak voor in het teamoverleg: "Rianne is vanaf deze maand ons aanspreekpunt voor Copilot. Ze heeft daar twee uur per week voor. Loop je vast of heb je iets moois ontdekt, ga eerst naar haar. Elke vrijdag deelt ze één tip in de teamchat."

Zo kan het werken: een voorbeeld

Neem Aisha, een verzonnen medewerker op een HR-afdeling van twaalf mensen. Ze meldde zich vrijwillig als ambassadeur en kreeg twee uur per week. Ze begon een lijstje "prompts die bij ons werken" en deelt elke vrijdag één tip. Vragen van collega's kosten haar meestal maar een paar minuten. Na drie maanden merkte haar teamleider het verschil vooral aan wat er níét meer gebeurde: geen vastgelopen collega's meer die stilletjes afhaakten. En Aisha zelf? Die volgde de gratis cursus uit het champions-programma van Microsoft en vindt haar werk leuker geworden.

Wat een ambassadeur niet oplost

Een ambassadeur is geen vervanging voor training, tijd om te leren en duidelijke afspraken. Wie de hele invoering op één enthousiaste collega schuift, vraagt te veel van die persoon en te weinig van zichzelf. En kies bij voorkeur twee ambassadeurs: vertrekt er één, dan verdwijnt niet in één klap alle kennis. Bekijk het hele plaatje nog eens in stap 2: Zo bereid je je team voor op Copilot.

Zelf regelen

Vraag deze week in het teamoverleg wie de rol leuk vindt, en maak de afspraak uit het voorbeeld hierboven. Wil je weten of de rest van de basis ook staat? Doe de gratis Copilot-klaar-scan.