Kan Copilot een offerte maken in onze huisstijl?

Een offerte typen kost tijd, zeker als je steeds dezelfde onderdelen (voorwaarden, intro, afsluiting) opnieuw schrijft. Copilot in Word kan een groot deel van dat werk overnemen, maar niet alles in één stap. Dit artikel laat zien wat Copilot wel en niet voor je regelt, en hoe je huisstijl en standaardteksten slim combineert.

In het kort

Copilot in Word schrijft de tekst van een offerte, maar legt geen logo, kleuren of lay-out vast. Dat komt uit een Word-sjabloon (bestand met huisstijl).
Geef Copilot een oude offerte of je vaste voorwaarden mee als referentiebestand. Dan klinkt de tekst meteen als jouw bedrijf, met tot 20 bestanden tegelijk als voorbeeld.
Gebruik je dit vaker? Leg standaardteksten dan vast in een skill (md-bestand), zodat Copilot ze er zelf bij pakt zonder dat je elke keer een bestand hoeft aan te wijzen.
Bedragen, klantgegevens en juridische voorwaarden controleer je altijd zelf. Copilot vult soms een detail te stellig in.

Wat betekent dit voor mij?

Je hoeft niet meer met een leeg document te beginnen. Zet je bedrijfssjabloon en een goed voorbeeld van een eerdere offerte klaar, en Copilot schrijft in een paar minuten een eerste versie die al op jouw stijl lijkt. Jij controleert daarna de cijfers en klantspecifieke afspraken, en verstuurt.

Twee dingen die je apart moet regelen

Een offerte "in huisstijl" bestaat uit twee losse onderdelen, en Copilot doet er maar één van goed:

Opmaak (huisstijl): logo, kleuren, lettertype en lay-out. Dit ligt vast in een Word-sjabloon (.dotx-bestand). Copilot ontwerpt zelf geen huisstijl.
Inhoud (standaardteksten): de vaste stukken tekst, zoals je algemene voorwaarden, een vaste intro of een afsluitzin. Dit is waar Copilot je wél kan helpen, als je het de juiste voorbeelden geeft.

Stap 1: begin vanuit een sjabloon met je huisstijl

Heeft je organisatie al een Word-sjabloon met logo en huisstijl? Open een nieuw document vanuit dat sjabloon en laat Copilot daarbinnen schrijven. De opmaak blijft dan automatisch consistent, ook als Copilot de tekst genereert.

Is er nog geen sjabloon, vraag dan aan IT of marketing om er één te maken. Grotere organisaties kunnen bedrijfssjablonen ook centraal beschikbaar maken via een sjablonenbibliotheek in SharePoint, zodat iedereen in Word, Excel en PowerPoint dezelfde huisstijl kan kiezen (Microsoft Support, Microsoft Support).

Stap 2: laat Copilot je standaardteksten hergebruiken

Wil je dat de nieuwe offerte klinkt zoals je altijd schrijft? Geef Copilot een bestaande offerte of een document met je standaardvoorwaarden mee als referentie. Typ in het promptvak een schuine streep (/) en de bestandsnaam. Je kunt zo tot 20 bestanden (Word, PowerPoint, PDF of tekst) laten meelezen voor toon, opbouw en herhaalde teksten (Microsoft Support).

"Schrijf een offerte voor [klantnaam] voor [dienst]. Gebruik dezelfde opbouw en toon als /vorige-offerte.docx. Neem de tekst van onze algemene voorwaarden uit /voorwaarden.docx letterlijk over. Laat de bedragen open, die vul ik zelf in."

Structureel: vaste teksten in een skill zetten

Doet iemand in je team dit vaker, dan is het slimmer om je standaardteksten niet elke keer los aan te wijzen, maar vast te leggen in een skill (een instructiebestand voor Copilot). Copilot pakt die instructies dan automatisch erbij, zonder dat je zelf een bestand hoeft te zoeken. Hoe dat werkt, lees je in Wat zijn skills en md-bestanden? en Zo maak je een md-bestand: stap voor stap.

Zo kan het werken: een voorbeeld

Een officemanager krijgt een nieuwe aanvraag binnen. Ze opent een leeg document vanuit het bedrijfssjabloon (met logo en kleuren al goed), verwijst in de Copilot-prompt naar de laatst verstuurde offerte en naar het document met de standaardvoorwaarden, en laat Copilot een eerste opzet schrijven. Ze leest de tekst door, past het bedrag en de leverdatum aan, en verstuurt de offerte. Wat vroeger een half uur kostte, is nu in tien minuten klaar.

Wat Copilot hier niet goed kan

Copilot ontwerpt geen huisstijl en verzint geen logo of kleurenschema. Dat moet al in het sjabloon zitten.
Copilot kan bedragen, kortingen of leverdata verkeerd invullen als je die niet expliciet meegeeft. Controleer elk cijfer.
Juridische voorwaarden neemt Copilot letterlijk over als je ze aanlevert, maar het beoordeelt niet of ze kloppen. Laat nieuwe voorwaarden altijd door iemand met verstand van zaken checken.

Wil je meer uit Copilot in Word halen, kijk dan ook bij Copilot in Word en het Promptboek voor kantoor voor meer kant-en-klare prompts.